Eine effektive interne Kommunikation trägt heutzutage entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei. Ein beliebtes Medium für die internen Kommunikation in Unternehmen ist dafür ein sogenanntes „Intranet“. Ein Intranet ist der Platz für alle wichtigen und relevanten Informationen rund um ein Unternehmen. Informationen wie zum Beispiel die Regelung zur Krankmeldung oder die neusten Geschäftszahlen eines Unternehmens aus dem Bereich der Geschäftsführung.

Mitleerweile ist ein Intranet mehr als nur ein Informationsportal; es ist das Rückgrat der internen Kommunikation und Unternehmenskultur. Mit der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeit und verteilten Teams hat sich die Bedeutung eines dynamischen, interaktiven Intranets erhöht. Es dient nicht nur dem Informationsaustausch, sondern auch dem Community Building und der Stärkung der Unternehmenskultur.
Wenn wir die Arbeitnehmer befragen, so fühlen viele sich durch ein Intranet besser informiert. Es bricht Informationssilos auf und sorgt für eine transparent interne Kommunikation. Neben den Vorteilen birgt ein Intranet oftmals Herausforderungen. Denn zu viele Informationen sind nicht immer Zielführend. Arbeitnehmer fühlen sich schnell erschlagen, was schnell zur Überforderung führen kann. Es ist wie so oft ein schmaler Grad den Unternehmen gehen und gehen müssen!

Ein schmaler Gard der mitunter zur Folge hat, dass wichtige Informationen nicht wahrgenommen werden und somit eine Zielgruppe nicht erreicht. Microsoft bringt Abhilfe und führt in Microsoft Viva die Anwendung Amplify ein.

Microsoft Viva Amplify

Microsoft Viva Amplify, ein neues Modul der Viva Suite, ist ein Redaktions-Tool, das Multichannel-Publishing, Sentiment-Analysen und detaillierte Insights bietet. Es ermöglicht es Unternehmen, ihre Botschaften effektiv zu verbreiten und sicherzustellen, dass diese die gewünschte Wirkung erzielen. Viva Amplify ergänzt Viva Connections und Viva Engage, um ein umfassendes Kommunikationserlebnis zu bieten. Was bedeutet, dass Unternehmen dank Viva Amplify in der Lage sind wichtige Informationen an verschiedene Informationskanäle, zum Beispiel E-Mail, Microsoft Teams, ein Intranet auf Basis SharePoint Online oder Viva Engage, zu senden.

Die Rolle von Viva Amplify

in der internen Kommunikation Viva Amplify spielt eine Schlüsselrolle bei der Transformation der internen Kommunikation. Durch die Integration in Microsoft 365 bietet es eine nahtlose, sichere Umgebung für die Kommunikation. Es ermöglicht internen Kommunikationsteams, Kampagnen zu erstellen und zu verwalten, die Veröffentlichung zu planen und die Wirksamkeit ihrer Kampagnen zu analysieren.

Funktionalitäten und Vorteile von Viva Amplify

• Zentralisierung des Kommunikationsprozesses
• KI-gestützte Empfehlungen für effektive Nachrichten
• Veröffentlichung auf mehreren Kanälen gleichzeitig
• Tracking und Analyse von Engagement und Reichweite

Was ist eigentlich eine Kampagne

Eine Kampagne in Microsoft Viva Amplify bezieht sich auf eine koordinierte Kommunikationsstrategie, die darauf abzielt, spezifische Botschaften oder Informationen effektiv innerhalb eines Unternehmens zu verbreiten.

• Zielsetzung und Planung: Zu Beginn wird das Ziel der Kampagne definiert, beispielsweise das Bewerben interner Veranstaltungen oder das neue Intranet, die Verbreitung wichtiger Unternehmensnachrichten oder die Förderung einer bestimmten Unternehmenskultur. Dann wird ein Plan erstellt, der festlegt, wie und wann die Information kommuniziert werden.
• Erstellung von Inhalten: Basierend auf der Zielsetzung können spezifische Inhalte erstellt werden. Bei den Inhalten bedient sich der Benutzer an den bereits aus Microsoft SharePoint Online bekannten Möglichkeiten (Text, Bild, Video uvm.)
• Zielgruppenspezifische Anpassung: Viva Amplify ermöglicht es, die Inhalte auf bestimmte Mitarbeitergruppen zuzuschneiden, sodass die Information relevanter und ansprechender für verschiedene Teile der Belegschaft sind.
• Multichannel-Veröffentlichung: Die Inhalte werden über verschiedene Kanäle wie E-Mail (Outlook), Microsoft Teams, SharePoint Online und möglicherweise auch über soziale Netzwerke innerhalb des Unternehmens (wie Viva Engage) verteilt. Aktuell ist Viva Engage noch in einer Preview, sollte jedoch im Frühjahr.2024 freigeschaltet werden.
• Überprüfung und Genehmigung: Vor der Veröffentlichung können Inhalte zur Überprüfung und Genehmigung vorgelegt werden, um sicherzustellen, dass sie den Richtlinien und Zielen des Unternehmens entsprechen. Zum Beispiel durch eine Redaktionsgruppe.
• Zeitplanung und Automatisierung: Viva Amplify ermöglicht die Planung von Veröffentlichungen, um sicherzustellen, dass Informationen zum optimalen Zeitpunkt verbreitet werden. Diese Automatisierung hilft bei der Kommunikationsstrategie über Urlaube hinweg.
• Analyse und Feedback: Nach der Durchführung der Kampagne bietet Viva Amplify detaillierte Analysen und Insights, wie z.B. Reichweite, Engagement und Sentiment-Analysen. Diese Daten helfen, den Erfolg der Kampagne zu bewerten und zukünftige Kampagnen zu optimieren. Dabei werden jedoch keine persönliche Mitarbeiter Daten gespeichert.

Wie Viva Amplify die Lücke schließt

Viva Amplify adressiert spezifisch die Herausforderungen einer dezentralisierten Arbeitswelt. Indem es ermöglicht, maßgeschneiderte Kommunikation auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abzustimmen, trägt es zur Verbesserung der Informationsverteilung, Mitarbeiterzufriedenheit und letztendlich zur Steigerung der Gesamtleistung des Unternehmens bei.

Fazit

Microsoft Viva Amplify ist mehr als nur ein weiteres Tool; es ist ein Game Changer in der Welt der internen Kommunikation. Mit seiner Fähigkeit, die Kommunikationslandschaft zu revolutionieren, bietet es Unternehmen aller Größen die Möglichkeit, ihre Kommunikationsstrategien zu verbessern und eine stärkere, engagiertere Belegschaft zu fördern.