Funktionsvideos und generell Videos zu Anwendungen, Methoden oder Prozessen sind in der heutigen Zeit nicht mehr weg zu denken. Haben wir ein Problem oder müssen etwas Neues erlernen, so hilft uns das Medium Video ungemein. Wir brauchen keine langen Texte mehr lesen, sondern lassen uns berieseln. Funktioniert nur, wenn der Typ Mensch passt.

Allerdings kommt es mittlerweile bei Grundlagenvideos immer wieder zu Verwirrung oder Unverständnis. Denn oftmals wird die Anwendung im Unternehmen anders verwendet, wir gehen anders vor oder haben den eigentlichen Standard verändert.

Genau jetzt benötigt der Mitarbeiter nicht mehr lediglich das Grundlagenvideo aus dem Netz, sondern ein individuelles, welches Ihm hilft die Anwendung so kennen zu lernen, wie es für das Unternehmen wichtig und richtig ist.

Microsoft 365 bietet hier mit der Anwendung Microsoft Viva Learning (folgend Viva Learning genannt) eine Möglichkeit, die oftmals nicht direkt von den Administratoren und Anwendern gesehen wird. Denn bereits in der kostenlosten Variante von Viva Learning ist die Funktion einer Anbindung an SharePoint Online und deren Inhalte gegeben. Mit Hilfe der Funktion können Unternehmen Lernmaterialen zugeschnitten auf die Organisation für die Mitarbeiter bereitstellen.

Was ist Viva Learning?

Viva Learning ist ein Teil von Microsoft Viva, einer umfassenden Employee Experience Plattform, die Funktionen für das Mitarbeiterengagement, Wissensmanagement und Wohlbefinden beinhaltet. Viva Learning steht für eine nahtlose und integrierte Lernerfahrung für Mitarbeiter am Arbeitsplatz und ist als App für Microsoft Teams konzipiert.

Integration von eigenen Videos in Viva Learning

Bereits in der kostenfreien Version von Viva Learning ist ein Unternehmen in der Lage Viva Learning mit eigenen Lerninhalten zu erweitern. Die Bereitstellung von eigenen Lerninhalten in Viva Learnings obliegen gewissen Reglementarien.

1. SharePoint Online
Die eigenen Lerninhalte werden über eine SharePoint Online SiteCollection den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Eine Anbindung von Lerninhalten aus SharePoint OnPremise funktioniert nicht. Innerhalb der SharePoint Online SiteCollection liegen die Lerninhalte in sogenannten Bibliotheken. Es gibt dabei keine Limitierung und es können mehrere Bibliotheken für die Synchronisierung vorgesehen werden.

2. Definition der zu synchronisierten Bibliotheken
Bei der Einrichtung der Synchronisierung wird im SharePoint Online eine Liste Namens “ Learning App Content Repost“ angelegt. In dieser Liste muss ein Administrator manuell die Links der jeweilig zu synchronisierenden Bibliotheken hinterlegen. Hier greift leider kein Automatismus, da sonst alle Inhalte der Seite in der Synchronisierung nach Viva Learning wären.

3. Dokumententypen
Viva Learning unterstützt folgende Dokumententypen:

• • Word , PowerPoint, Excel, PDF
  • Audio (.m4a)
  • Video (.mov, .mp4, avi)
  • Externe Links

Hinweis:
Ist die Synchronisierung eingerichtet und die Daten verbunden, so kann es bis zu 24 Std. dauern bis der Lerninhalt in Viva Learning angezeigt wird. Dieser Automatismus lässt sich leider nicht manuell ansteuern oder beschleunigen.

Erweiterung des Lerninhaltes durch Metadaten

Das Schlimmste innerhalb einer Lernplattform für einen Mitarbeiter ist es, denn gesuchten Lerninhalt nicht zu finden. Aus diesem Grund kann die Synchronisierung um Metadaten (Eigenschaften) an den jeweiligen Inhalten erweitert werden. Die Erweiterung hilft dabei, in der Teams App Viva Learning, dass Inhalte gefunden werden und ein Mitarbeiter bereits in der Vorschau einen Einblick in den jeweiligen Inhalt erhält.

Um folgende Metadaten können Sie die jeweiligen Dokumentenbibliotheken erweitern:

• Beschreibung des Inhaltes
  • Typ: Mehrere Textzeilen
  • Name der Spalte: ContentDescrtiption

• Schaubild des Inhaltes
  • Typ: Link
  • Name der Spalte: ThumbnailWebURL

• Dauer des Inhaltes
  • Typ: Zahl
  • Name der Spalte: Dauer

• Tags des Inhaltes
  • Typ: Verwaltete Medataden
  • Name der Spalte: SkillTags

Wichtig:
Damit die Metadaten synchronisiert werden, muss die Spalte zwingend den oben beschriebenen Typen sowie Namen beinhalten. Andernfalls findet keine Synchronisierung statt und eine suche nach Metadaten ist nicht möglich.

Hinweis:
Der Gedanke einen Lerninhalt mit Vorschaubildern zu verschönern ist ein guter. Denn es sieht nicht nur schöner aus, sondern zeigt bildlich, worum es bei dem Lerninhalt gehen kann. Allerdings kam es bei meinen ersten Synchronisierungen zu Herausforderungen. Das Thumbnail Bild wird per URL als Eigenschaft gepflegt. Mein erster Gedanken war super, denn dann kann das Bild in einer SharePoint Mediathek liegen und ich verknüpfe es über den Link. Leider zeigte sich das Bild nach der Synchronisierung am Lerninhalt nicht. Es liegt daran, dass Viva Learning hier einen externen Link (öffentliche URL) erwartet.

Fazit:

Die Integration von eigenen Lerninhalten in Viva Learning ist ein großes Plus für den Einsatz der Microsoft Viva Anwendung.

Unternehmen und Organisationen sind somit in der Lage eigene für sich zugeschnittene Lerninhalte über zum Beispiel eine IT-Anwendung oder ein Methodenvorgehen ins Unternehmen zu streuen. Was nicht nur das Onboarding von neuen Mitarbeitern beschleunigen kann, sondern darüber hinaus das Wissen- und die Entwicklung von Mitarbeitern verbessert.

Die Einrichtung der Synchronisierung ist relativ einfach und selbst für nicht technisch Affine Menschen machbar. Für die Einrichtung muss der Benutzer jedoch Administrator Berechtigungen besitzen, da er ansonsten nicht auf den jeweiligen Bereich in #Microsoft365 gelangt.

Was mir persönlich noch fehlt ist die Möglichkeit Rollenbasierte Lernpfade zu integrieren. Ein Workaround für den Rollenbasierten Lernpfad kann jedoch die Berechtigungsvergabe an Inhalten sein. Somit kann ein Unternehmen steuern, wer welchen Inhalt sieht. Die Steuerung ist jedoch relativ Fehleranfällig und meisten manuell zu tätigen. Gegebenenfalls lässt sich die Vergabe von Berechtigungen über Automatisierungen, wie Power Automate lösen. Eine Automatisierung benötigt allerdings ein erweitertes technisches Verständnis und erhört die Komplexität.