Viva Connection ist Teil von Microsoft Viva, einer Plattform, die darauf abzielt, Mitarbeitererfahrungen zu verbessern. Viva Connection ist wie ein digitaler Marktplatz für Unternehmen, der Informationen, Ressourcen und Kollegen zusammenbringt.

Hier können Mitarbeiter Neuigkeiten, Unternehmensressourcen und sogar individuelle Arbeitswerkzeuge an einem zentralen Ort finden. Durch die Möglichkeit ein Intranet, über Viva Connection, in Microsoft Teams zu integrieren, revolutioniert Viva Connection die Unternehmenskommunikation, durch die Verknüpfung von formeller – und informeller Kommunikation.

Die Funktion „Ankündigungen“: Das digitale Schwarze Brett

Die Ankündigungsfunktion in Viva Connection ist vergleichbar mit einem digitalen Schwarzen Brett. Sie ermöglicht es, wichtige Mitteilungen effektiv für einen kurzzeitigen Zeitraum zu verbreiten, seien es Unternehmensnachrichten, Updates aus der IT-Abteilung oder allgemeine Informationen (zum Beispiel Sperrung des Parkplatzes). Diese Funktion sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht in der Flut täglicher E-Mails untergehen, und steht an einer prominenten Stelle in Viva Connection. Aufgrund der Integration der Funktion in Viva Connection sind die Ankündigungen auf den unterschiedlichsten Endgeräten, wie zum Beispiel Mobilphone, Tablet, Laptop uvm., für den Mitarbeiter*in ersichtlich.

Aus dem Arbeitsalltag eines bekannten, nennen wir Ihn mal Bernd:

Bernd ist Projektmanager in einem internationalen IT-Beratungshaus. Als Projektmanager steuert und koordiniert er nicht nur ein Projekt, sondern muss zum Monat ende die Stundenbelege für die Abrechnung freigeben. An einem Montagmorgen öffnete Bernd Microsoft Teams und wollte sich die aktuellen Informationen News aus dem Unternehmen ansehen. Hierzu öffnete er Viva Connection. Dabei viel Ihm, sprichwörtlich, eine Insolvenz Meldung seines aktuellen Kunden ins Auge, welche die Kollegen*innen aus der kaufm. Abteilung bereitgestellt haben. Aufgrund der Meldung kann Bernd direkt tätig werden und aktuelle Stundenabrechnungen frühzeitig freigaben bzw. das Projekt entsprechend, nach Rücksprache, umplanen.

7 Schritt Anleitung: So erstellen Sie eine Ankündigung

Öffnen Sie Viva Connection, zum Beispiel über Microsoft Teams.
Klicken Sie auf das Zahnrad neben Ihrem Profilbild
In dem Menü klicken Sie auf den Punkt „Ankündigungen“
Über die Schaltfläche „Neue Ankündigung“ kann eine neue Ankündigung erstellt werden
Füllen Sie die Pflichtfelder Titel, Beschreibung, Zielgruppe und Enddatum aus.
Passen Sie ggf. weitere Einstellungen an (Einstellungsmöglichkeit werden nachfolgend Beschrieben)
Speichern bzw. Veröffentlichen Sie die Eingaben

Einstellungsmöglichkeiten bei Ankündigungen

Zielgruppenauswahl: Bestimmen Sie, welche Mitarbeitergruppen die Ankündigung sehen sollen. Bei der Zielgruppenauswahl können sowohl einzelne Personen als auch Microsoft 365 Gruppen ausgewählt werden. Beschränkt ist es auf max. 10 Zielgruppen.
Zeitsteuerung: Planen Sie, wann die Ankündigung veröffentlicht und entfernt werden soll.
Interaktivität: Entscheiden Sie, ob und wie Mitarbeiter auf die Ankündigung reagieren können.

Wer darf Ankündigungen erstellen?

Nicht jeder Mitarbeiter darf eine Ankündigung in Viva Connection erstellen. In der Regel sind es Führungskräfte oder autorisierte Kommunikatoren, die diese Berechtigung haben. Der jeweilige Mitarbeiter muss in der Rolle Community Administrator sein. Die Sichtbarkeit der Ankündigungen ist abhängig von den festgelegten Zielgruppen. Sie können entweder für das gesamte Unternehmen oder nur für bestimmte Teams oder Abteilungen sichtbar sein.

Zusammenfassend ist die Ankündigungsfunktion in Viva Connection ein mächtiges Werkzeug, das sowohl die interne Kommunikation als auch das Mitarbeiterengagement in Unternehmen erheblich verbessert. Sie erlaubt es, Informationen schnell und effektiv zu verbreiten und stellt sicher, dass wichtige Nachrichten die richtige Aufmerksamkeit erhalten. Bei der Anlage ist es jedoch wichtig das min. eine Zielgruppe definiert wurde, da ansonsten die Veröffentlichung nicht funktioniert.