Veränderungen in der Digitalisierung und Landschaft von Microsoft 365 sowie anderen Technologie-Plattformen sind mittleerweile keine Ausnahme mehr, sondern gang und gäbe. Microsoft hat nun die nächste Veränderung eingeläutet und kündigt die Business Connectivity Services für SharePoint Online ab. In diesem Artikel wollen wir einen tiefen Einblick in diese Änderung geben, was sie für Nutzer bedeutet und welche Pläne Microsoft für die Zukunft hat.

Was sind Business Connectivity Services?

Bevor wir uns den Details der Abkündigung widmen, ist es wichtig zu verstehen, was BCS eigentlich sind. BCS ermöglichen es den Nutzern im SharePoint OnPremis oder SharePoint Online, Daten aus externen Systemen (zum Beispiel ein ERP-System) – sei es aus Datenbanken, Webdiensten oder anderen Quellen – direkt in SharePoint-Listen und Bibliotheken zu integrieren. Das hat gerade dabei geholfen, dass keine doppelte Datenhaltung stattfand und die Daten aus einer zentralen Stelle abgegriffen wurden.

Beispiel: Häufig haben meine Kunden die Business Connectivity Services verwendet, um Stammdaten sei es zu Kunden oder vom Mitarbeiter an diversen Stellen im SharePoint wieder zu verwenden oder Dokumente entsprechend mit weiteren Eigenschaften abzurunden.

Die Abkündigung: Warum und wann?

Nun hat Microsoft am 2.Oktobe.2023 angekündigt, das die BCS für SharePoint Online nicht mehr unterstützt werden. Ein Hauptgrund für diese Entscheidung ist die ständige Weiterentwicklung und Verbesserung der Cloud-Services wie zum Beispiel Power Automate oder diverse Azure Dienste. Denn mit diesen moderneren Anwendungen bietet Microsoft bereits einen Dienst an, der einen gleichen oder eher gesagt noch größeren Funktionsumfang bietet. Manchmal muss man sich halt von „älteren“ Funktionen trennen, die nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik entsprechend.

Obwohl kein genaues Datum für das Ende der Unterstützung genannt wurde, hat Microsoft betont, dass bestehende BCS-Implementierungen weiterhin funktionieren werden, aber keine neuen BCS-Verbindungen mehr erstellt werden können. Es wird dringend empfohlen, nach alternativen Lösungen zu suchen und den Übergang so früh wie möglich zu planen.

Microsoft hat folgenden Plan für die Abkündigung bekannt gegeben:

Am 8.Januar.2024 wird in neuen sowie als vorhandenen Microsoft 365 Teanants der Business Connectivity Service deaktiviert. Bei bestehenden Tenants jedoch nur, wenn der Services seit dem 30.Oktober.2023 nicht mehr verwendet wurde. In bestehenden Tenants wird ab dem 30.Oktober.2023 eine Eigenschaft in SharePoint Online gesetzt, welche über Powershell sofern notwendig verändert werden kann. Zum 30.September.2024 verschwinden die Business Connectivity Services dann aus allen Microsoft 365 Tenants.

Hinweis:

Es geht sich hier nur im Microsoft 365 – SharePoint Online, innerhalb des SharePoint OnPremis bleiben die BCS vorerst bestehen.

Was bedeutet das für Ihre IT-Administration:

Im Falle wo BCS innerhalb der SharePoint Online Umgebung verwenden, bleiben noch mehr als 10 Monate Zeit sich Gedanken einer alternative zu machen. Mein Tipp dabei wäre Power Automate bei nicht zu komplexen Datenkonstellation, denn der Funktionsumfang ist gleich und die Anwendung lässt sich vollständig in SharePoint Online integrierten. Bei komplexeren Datenkonstellationen bietet sich eher ein Service aus Azure an.

Power Platform: Hierzu gehören Power Apps und Power Automate, mit denen Sie Geschäftsprozesse automatisieren und benutzerdefinierte Anwendungen für Ihre Organisation erstellen können.

Azure Logic Apps: Dieser Dienst ermöglicht es Ihnen, Workflows und Integrationen über Cloud-Dienste und lokale Systeme hinweg zu erstellen.

Hinweis:

Nicht nur die Komplexität an Daten ist hier entscheiden, sondern sicherlich spielt das Pricing in der Umsetzung eine große Rolle. Denn die sogenannten Connectoren in Power Automate, welche eine SQL-Datenbank oder einen Webdienst über HTTPS:// ansprechen, sind sogenannte Premium Connectoren und somit zusätzlich zu lizenzieren. Die Lizenzierung hängt hier immer ein wenig von den vorhandenen Lizenzen sowie diversen Konstellationen ab. Aus diesem Grund gehe ich hier nicht näher drauf ein.

Wenn Ihre Organisation aktuell BCS verwendet, bedeutet dies:

1. Bestehende Implementierungen bleiben funktionsfähig: Aber denken Sie daran, dass Sie in Zukunft keine neuen Verbindungen mehr erstellen können.
2. Übergangszeit: Es ist klug, jetzt mit der Planung zu beginnen. Suchen Sie nach Alternativen und planen Sie den Umstieg.
3. Unterstützung und Updates: Es wird keine weiteren Updates oder Verbesserungen für BCS geben, und der Support wird schließlich ganz eingestellt.

Alternativen zu BCS

Da BCS nicht mehr unterstützt wird, was sind die Alternativen? Zum Glück gibt es in der Microsoft-Welt mehrere andere Dienste und Tools, die ähnliche oder sogar erweiterte Funktionen bieten:

Fazit/ Zusammenfassung

Die Abkündigung der Business Connectivity Services von SharePoint Online mag für einige Unternehmen enttäuschend sein, aber es ist ein Schritt in Richtung einer moderneren, effizienteren Cloud-Strategie. Es ist wichtig, proaktiv zu sein und den Übergang frühzeitig zu planen, um mögliche Unterbrechungen zu vermeiden. Mit den verfügbaren Alternativen im Microsoft 365 Kosmos können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse weiterhin nahtlos und effizient verwalten.