Self Service Einkäufe – Möglichkeiten, um das Chaos zu beherrschen

In der heutigen digitalen Ära sind Self-Service-Einkäufe zu einem Bestandteil der Beschaffung von Software und Dienstleistungen geworden. Dieser Beitrag wirft einen Blick auf Self-Service-Einkäufe im Kontext von Microsoft-Produkten und -Diensten. Wir werden die Definition von Self-Service-Einkäufen bei Microsoft erläutern und die Vor- und Nachteile dieser Praxis diskutieren. Darüber hinaus werden wir Schritte zur Verwaltung und Konfiguration von Self-Service-Einkäufen sowie aktuelle Entwicklungen in diesem Bereich beleuchten.

 

Was sind Self Service Einkäufe?

„Self Service Einkäufe bedeuten, dass Benutzer von Microsoft-Produkten und -Diensten eigenständig Lizenz-Abonnements über z.B. die Microsoft-Homepage erwerben können, ohne die Hilfe eines IT-Administrators in Anspruch nehmen zu müssen. Abrechnung erfolgt über eine hinterlegte Kreditkarte.
Admins verfügen lediglich über eine schreibgeschützte Ansicht für alle Abonnements, die via Self-Service gekauft wurden. Sie können das Produkt, den Namen des Käufers, die erworbenen Abonnements, das Ablaufdatum, den Kaufpreis und die zugewiesenen Benutzer für jedes Abonnement anzeigen.

 

Vorteile und Nachteile von Self-Service-Einkäufen bei Microsoft

Self-Service-Einkäufe bei Microsoft bieten sowohl Vorteile als auch potenzielle Nachteile, abhängig von den Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens oder einer Organisation.

Vorteile

  • Schnelligkeit: Benutzer können Software, Lizenzen und Dienste unmittelbar erwerben, ohne auf langwierige Genehmigungs- oder Bestellprozesse warten zu müssen. Dies beschleunigt den Beschaffungsprozess erheblich.
  • Flexibilität: Selbstbedienungsmodelle ermöglichen es Benutzern, Produkte und Dienste nach Bedarf zu kaufen und zu verwalten, ohne auf die Verfügbarkeit von IT- oder Vertriebspersonal angewiesen zu sein.
  • Kostenüberblick für Anwender: Benutzer können Abonnements direkt erwerben, was die Transparenz für sie selbst in Bezug auf Kosten erhöht.
  • Individuelle Anpassung: Benutzer können genau die Produkte und Dienste auswählen, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.

Nachteile

  • Mangelnde Kontrolle: In Unternehmen kann es schwierig sein für die IT-Abteilungen, die Nutzung von Microsoft-Produkten und -Diensten im Griff zu behalten, wenn sie nicht darüber informiert sind, welche Lizenzen im Unternehmen im Einsatz sind.
  • Sicherheitsrisiken: Wenn Benutzer eigenständig Software erwerben, besteht das Risiko, dass sie nicht die erforderlichen Sicherheitsrichtlinien einhalten oder unsichere Anwendungen installieren.
  • Kostenüberschreitung: Ohne klare Kontrolle und Überwachung können Self-Service-Einkäufe zu unerwarteten Kostensteigerungen führen, da Benutzer möglicherweise Produkte und Dienste kaufen, die sie nicht unbedingt benötigen. Vor allem da diese Lizenzen über Kreditkarten gebucht werden.
  • Lizenzkomplexität: In großen Unternehmen kann die Verwaltung von Lizenzen und Abonnements komplex sein. Insbesondere wenn verschiedene Benutzer eigenständig Lizenzen erwerben und verwalten.

 

Grundlegendes zu Käufen und Testversionen

Käufe erfordern bei der Registrierung eine Zahlungsmethode und werden am Ende der Abonnementlaufzeit automatisch verlängert.

Einige Testversionen erfordern bei der Registrierung eine Zahlungsmethode und werden automatisch in eine kostenpflichtige Version konvertiert, wenn die Testversion endet.

Andere Testversionen erfordern bei der Registrierung keine Zahlungsmethode und werden nicht automatisch verlängert. Testversionen ohne Zahlungsmethode sind nur für ausgewählte Kunden mit einem vorhandenen Abonnementvertrag verfügbar.

 

Wie beherrschen Admins das Chaos?

1. Wo finde ich als Admin die Anzeige aller Self-Service Käufe in meinem Tenant?

Unter Abrechnungen-Ihre Produkte. Dort die vordefinierten Filter um die Auswahl „Self Service“ ergänzen.

 

 

2.  Kündigen eines Kauf- oder Testabonnements

Wenn du ein Kauf- oder Testabonnement kündigst, verlieren Benutzer mit Lizenzen den Zugriff auf das Produkt. Der Benutzer, der sich ursprünglich für das Kauf- oder Testabonnement registriert hat, erhält eine E-Mail mit dem Hinweis, dass das Abonnement gekündigt wurde.

  1. Navigiere im Admin Center zur Seite Rechnung>Ihre Produkte.
  2. Wähle auf der Registerkarte Produkte das Filtersymbol und dann Self-Service aus.
  3. Wähle das Abonnement aus, das du stornieren möchten.
  4. Wähle auf der Seite mit den Abonnementdetails im Abschnitt Abonnements und Einstellungen die Option Kontrolle über dieses Abonnement übernehmen aus.
  5. Wähle im rechten Bereich „Abonnement kündigen“ aus.
  6. Wähle in der Dropdownliste einen Grund für ihre Kündigung aus, und wähle dann „Abonnement kündigen“ aus.
  7. Wähle im Feld „Möchten Sie das Abonnement wirklich kündigen?“ aus.
  8. Schließe den rechten Bereich.
  9. Auf der Seite mit den Abonnementdetails wird der Status Abonnement als Gelöscht angezeigt.

 

3. Konfiguration von Self Services

Mit der Rolle Billing Admin oder Global Admin kann man den Kauf von Lizenzen und Testabonnements über das MSCommerce PowerShell Modul deaktivieren. Die Deaktivierung verhindert auch, dass Mitarbeiter Testversionen aktivieren können.

Produkte, die im Self Service ergänzt werden von Microsoft, sind als Default-Einstellung erfahrungsgemäß „enabled“, also verfügbar zum Kauf durch Benutzer.

Anpassungen können nur Produktweise und nicht global vorgenommen werden.

 

Anforderungen für das Modul

Um das MSCommerce PowerShell-Modul verwenden zu können, wird folgendes benötigt:

  • Ein Windows 10 oder ein höheres Betriebssystem.
  • PowerShell 5 oder niedriger. Derzeit wird PowerShell 6.x/7.x mit diesem Modul noch nicht unterstützt.
  • Die Rolle „Globaler Administrator“ oder „Abrechnungsadministrator“ für Ihren Mandanten, um die MSCommerce-Produktrichtlinien zu ändern.

Hinweis: Aktuell ist die Empfehlung Version 1.8 des MSCommerce PowerShell-Modul einzusetzen, da es mit der Version 1.9 noch Probleme gibt.

Installation

Install-Module MSCommerce -RequiredVersion 1.8 -Force
Import-Module MSCommerce -RequiredVersion 1.8

Aktuelle Einstellungen prüfen

Um die Fragen zu beantworten: Welche Produkte gibt es gerade? Dürfen sie via Self-Service erworben werden? Wie ist ihre ID?

Connect-MSCommerce
Get-MSCommercieProductPolicies –PolicyID AllowSelfServicePurchase | select ProductName, ProductID, PolicyValue | sort ProductName

 Beispiel für Anpassungen: Teams Premium deaktivieren

Teams Premium hat die Produkt ID CFQ7TTC0RM8K

Update-MSCommerceProductPolicy -PolicyId AllowSelfServicePurchase -ProductId CFQ7TTC0RM8K -Value "Disabled"

Warum ist es akut?

Benutzer können ab Ende September 2023 eine Self-Service-Testversion (60 Tage) von Microsoft Teams Premium mit ihren AAD-Konto initiieren, ohne Zahlungsinformationen eingeben zu müssen.

 

Zusammenfassung

Self-Service-Einkäufe bei Microsoft ermöglichen es Benutzern, eigenständig Lizenzen und Abonnements für Microsoft-Produkte und -Dienste zu erwerben. Dies bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter Schnelligkeit, Flexibilität, Kostenüberblick und individuelle Anpassungsmöglichkeiten. Benutzer können Produkte nach Bedarf kaufen und verwalten, ohne auf die Hilfe von IT- oder Vertriebspersonal angewiesen zu sein.

Allerdings gibt es auch Herausforderungen und gravierende Nachteile. Die mangelnde Kontrolle über Einkäufe kann zu Schwierigkeiten bei der Kostenüberwachung führen, während Sicherheitsrisiken und die Möglichkeit von Kostenüberschreitungen berücksichtigt werden müssen.

Um das Chaos zu beherrschen und die Kontrolle zu behalten, sollten Administratoren wissen, wo sie Informationen über Self-Service-Käufe finden und wie sie Käufe und Testabonnements kündigen können. Die Konfiguration von Self-Service-Einstellungen ermöglicht es Administratoren auch, den Kauf von Lizenzen und Testabonnements zu deaktivieren, um die Kontrolle zu verstärken.