Warum Pausen zwischen Terminen wichtig sind und wie Microsoft Outlook dabei helfen kann

In der heutigen Arbeitswelt ist es nicht ungewöhnlich, dass wir mehrere Termine hintereinander haben und keine Zeit für Pausen zwischen ihnen haben. Dieses sogenannte „Terminhopping“ kann jedoch eine enorme Belastung für unseren Körper und Geist darstellen, da wir keine Zeit haben, uns auf neue Themen einzustellen oder Gedanken und Informationen aus dem vorherigen Termin zu verarbeiten. In diesem Blogbeitrag werden wir uns damit beschäftigen, warum Pausen zwischen Terminen wichtig sind und wie Microsoft Outlook dabei helfen kann

Outlook Beitragsbild

Warum sind Pausen zwischen Terminen wichtig?

Unser Körper und Geist benötigen Zeit, um sich auf neue Aufgaben und Themen einzustellen. Wenn wir direkt von einem Termin zum nächsten gehen, haben wir keine Zeit, um unsere Gedanken zu sammeln und uns auf den nächsten Termin vorzubereiten. Dies kann zu Konzentrationsmangel und geringerer Produktivität führen. Pausen zwischen Terminen helfen uns dabei, uns mental auf den nächsten Termin vorzubereiten und unseren Fokus und unsere Energie zu maximieren.

Wie kann Microsoft Outlook dabei helfen?

Microsoft Outlook hat eine nützliche Funktion, die automatische Kürzung der Dauer in Terminen genannt wird. Mit dieser Funktion können Sie einen Termin zeitlich kürzen oder verspätet beginnen lassen, um eine Pause zwischen den Terminen zu schaffen. Diese Funktion kann bis zu 15 Minuten betragen und für 2 Terminlängen definiert werden:

  • Termine über 1 Stunde
  • und Termine unter 1 Stunde.

Beispiel:

Herr Müller hat seine Einstellungen in Microsoft Outlook so konfiguriert, dass Termine über eine Stunde um 15 Minuten und Termine unter einer Stunde um 5 Minuten verkürzt werden. Als er einen neuen Termin am 24.6. von 13:00 bis 14:30 erstellt hat, hat Microsoft Outlook automatisch den Termin um 15 Minuten verkürzt und ihn von 13:00 bis 14:15 eingetragen.

Das bedeutet, dass Herr Müller zwischen diesem Termin und dem nächsten 15 Minuten Zeit hat, um sich mental auf den nächsten Termin vorzubereiten oder einfach eine kurze Pause einzulegen. Dies kann dazu beitragen, Stress und Belastungen zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

5 Schrittanleitung

 

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook (Web- oder Client-Version)

 

2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die erweiterten Einstellungen zu öffnen

 

 

Anzeige von Microsoft Outlook mit dem Klick auf das Zahnrad, rechts oben am Rand, um in die Einstellungen von Outlook zu kommen.
Kalendereinstellungen in dem Menü der erweiterten Outlookeinstellungen

3. Klicken Sie auf das Kalender-Menü

4. Klicken Sie auf Ergebnisse und Einladungen

4. Aktivieren Sie die Option „Die Dauer für alle Terminanfragen kürzen“.

5. Mit dieser Funktion können Sie sicherstellen, dass Sie zwischen Ihren Terminen eine kurze Pause haben, um sich zu erholen und sich auf den nächsten Termin vorzubereiten.

Einstellung der Verkürzung oder verspäteten Anfänge in den Einstellungen

Fazit:

Pausen zwischen Terminen sind wichtig, um unseren Körper und Geist auf neue Aufgaben und Themen vorzubereiten. Die automatische Kürzung der Dauer in Microsoft Outlook ist eine nützliche Funktion, um zwischen Terminen eine kurze Pause einzulegen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie ein effektives Zeitmanagement und Priorisierung entwickeln, um Engpässe und Überlastungen zu vermeiden. Pausen und Zeit für die Verarbeitung von Informationen und Gedanken sollten regelmäßig in den Arbeitsablauf integriert werden, um Stress und Belastungen zu reduzieren und die Effektivität zu steigern.